Rotterdamse Vereniging voor Katholiek Onderwijs (RVKO)

Als wij een vraag stellen, vraagt B&T door

Een hogere respons, kortere doorlooptijd, meer schoolspecifieke vragen, betere rapportages, een makkelijkere vertaling naar beleid… De RVKO voerde de afgelopen maanden een grote verbeterslag door in haar kwaliteitsonderzoeken. De vereniging vroeg daarbij ondersteuning van B&T. “Waar andere partijen misschien wel de goede techniek konden leveren, bood B&T goede techniek én inhoudelijke begeleiding. Daar is B&T echt goed in.”

Kwaliteitsonderzoeken waren tot voor kort een tweejaarlijkse routineklus op de scholen van de Rotterdamse Vereniging voor Katholiek Onderwijs (RVKO). Het bestuursbureau bereidde de onderzoeken voor, de vragenlijsten werden afgenomen en de rapportage werd gemaakt. Daar hield het min of meer mee op. Alle scholen analyseerden de resultaten, maar een zichtbare koppeling naar beleid was er niet altijd.  “We nemen de vragenlijsten af, omdat het moet”, zei een schooldirecteur ooit. “Na het onderzoek gingen we gauw verder met ons dagelijks werk”, zo vertelt beleidsondersteuner onderwijs Martijn Redegeld.

Dat moest anders

Dat moest anders. “We wilden dat directeuren de waarde gingen inzien van kwaliteitsonderzoeken”, legt bovenschools manager Eveline Miltenburg uit. “Die geven immers feedback op hun proces en leveren waardevolle input voor schoolbeleid.” Daarom richtte de RVKO een werkgroep in die de kwaliteitsonderzoeken moest evalueren en met een nieuw voorstel moest komen. Zowel Martijn als Eveline had zitting in de werkgroep. Net als Aziem Jarmohamed, directeur van de Imeldaschool, die daarvoor zijn eigen redenen had. Zijn school kent namelijk een ouderpopulatie met een lage geletterdheid en hij kampte al jaren met een lage respons. “Die respons was er nauwelijks en als die er wel was, dan had die weinig waarde doordat dan de vragenlijsten vaak waren ingevuld door iemand die de school helemaal niet kende.” Met de komst van de werkgroep kreeg Aziem de kans bij te dragen aan verandering. “Ik had er al zo vaak iets over geroepen. Dus toen die werkgroep er kwam, moest ik wel zo dapper zijn om mee te denken en te doen.”

Partijen vergelijken

De werkgroep inventariseerde de wensen en oriënteerde zich vervolgens op de mogelijkheden in de markt. Ze nodigde een aantal partijen uit. Onder hen ook B&T. De keuze was uiteindelijk niet zo moeilijk, bleek toen. “Die andere partijen leverden vooral systemen. Je koopt een systeem en bent vervolgens zelf verantwoordelijk voor het onderzoek. De meerwaarde van B&T zat in de begeleiding die ze bieden”, aldus Martijn. “Als mensen ontevreden zijn, denken ze vaak dat het aan ‘het ding’ (het instrument, red.) ligt”, vult Eveline aan. “Maar onze behoefte lag juist op het vlak van advisering, begeleiding en flexibiliteit. Alle andere partijen waren eigenlijk puur aanbieders van instrumenten. Maar het instrument hadden we al. Wat we wilden was dat er mensen waren die ons en de directeuren gingen helpen bij het proces. Welke vragen moeten we stellen? Hoe verhogen we de respons? Hoe analyseren we de resultaten? En wat doe je daar vervolgens mee? We wilden dus veel meer het inhoudelijke gesprek over de data voeren. En die andere aanbieders konden dat niet.”

Regie

De nieuwe onderzoeksronde startte enkele maanden geleden met een grote kick-offmeeting waar alle directeuren aanwezig waren. “We vonden het belangrijk uit te leggen welke stappen de werkgroep had genomen en hoe die tot de keuze voor B&T hadden geleid”, verklaart Martijn. “Daarnaast informeerden we de directeuren over zowel de inhoud als het proces.” Het doel: het verankeren en verstevigen van de betrokkenheid van de directeuren door hun meer regie te geven, zowel op inhoud als proces. Dat was voorheen wel anders. “Toen regelde het bestuursbureau eigenlijk alles”, verhaalt Eveline. “Vroeger nam het bestuursbureau de directeuren eigenlijk te veel werk uit handen. Negen van de tien keer zijn directeuren er heel blij mee als we hen ontlasten, maar er kleeft ook een risico aan, namelijk dat directeuren losgeweekt raken van hun eigen proces. Ik denk dat dat de afgelopen jaren voor een deel gebeurd is.”
Martijn is overtuigd van het nut van de meeting: “Hoewel iemand ooit tegen mij heeft gezegd ‘voor een goed idee is geen draagvlak nodig’, zou ik anderen ook zo’n kick-off aanraden. Na de kick-off wist iedereen waar hij aan toe was en hadden we draagvlak om verder te gaan.”

Schoolspecifiek

Scholen kregen verschillende mogelijkheden om het onderzoek goed te laten aansluiten op hun eigen situatie. Bijvoorbeeld doordat er aandacht werd besteed aan schoolspecifieke vragen. In het systeem dat we in het verleden gebruikten konden we ook wel schoolspecifieke vragen toevoegen, maar het gebeurde maar zelden. De technische mogelijkheid hebben is blijkbaar niet genoeg. “Het formuleren van een goede vraag is een vak apart”, legt Martijn uit. “B&T heeft de scholen daar nu bij geholpen.”

KVL+

Nieuw was ook dat zes RVKO-scholen, met een minder talige ouderpopulatie, de vragenlijsten onder ouders gingen afnemen met KVL+. Dit nieuwe B&T-instrument stelt de vragen op een vereenvoudigde manier. Er is één vraag per scherm en elke vraag is voorzien van een illustratie. Een van de scholen die met de KVL+ aan de slag ging, was de Imeldaschool van Aziem Jarmohamed. Met een verrassend positief resultaat. Waar met het vorige onderzoek de respons onder ouders een schamele 13% bedroeg, realiseerde de school nu een respons van maar liefst 78%. “Vroeger deelde ik de vragenlijst op papier uit, nu zette ik ouders op school achter de computer na het rapportgesprek”, vertelt Aziem. “Omdat de vragenlijst zo gecomprimeerd is en snel is in te vullen, ben je ook als schoolleiding sneller geneigd ouders te vragen om mee te doen.” Voor de ouders was het weinig moeite en de meesten vonden het zelfs leuk. ‘Makkelijk op deze manier’ en ‘handig die plaatjes’, kreeg Aziem terug. “Er zijn nog wel verbeterpunten, maar mijn respons is enorm verhoogd en ik zou het de volgende keer weer zo doen.”

Respons

Ook andere scholen wisten hun respons te verbeteren. Voor de RVKO als geheel nam de respons onder ouders toe met 23%. Het draagvlak onder directeuren speelt daarbij ongetwijfeld een belangrijke rol. “Maar we hebben bijvoorbeeld ook een workshop georganiseerd over responsverhoging”, vertelt Eveline. “Dat heeft vast ook geholpen.” Ze is er heel blij mee. “Doordat we een veel hogere respons onder ouders hebben gerealiseerd,  hebben de directeuren ook veel waardevollere feedback gekregen en zien zij nu ook veel meer het nut in van de kwaliteitsonderzoeken. Dat is precies wat we wilden bereiken.”

Korte tijdsspanne

De RVKO-scholen namen de onderzoeken in een vrij korte tijdsspanne af. Een groot pluspunt, vindt Eveline. “Een paar weken na de kick-off gingen de eerste vragenlijsten al open en een week na sluitingsdatum ontvingen de scholen al de analyse van hun onderzoek. Directeuren kregen dus direct feedback. Als je zo’n onderzoek houdt en je moet drie maanden wachten op een rapportage, heb je daar eigenlijk geen zin meer in. Doordat het nu zo snel ging, bleven directeuren veel meer aangesloten. Dat was echt winst!”

Rapportages

Over de rapportages is de RVKO ook zeer te spreken. “De rapportages nodigen uit tot nadenken en actie”, meent Aziem. Ook Eveline is positief. “Per school krijg ik een samenvatting van de resultaten op twee A4’tjes. Een soort dashboard. Voor mij is dat een heel fijn gespreksmiddel voor mijn gesprek met directeuren. Natuurlijk gaan we er ook vanuit dat de directeuren het ook gaan gebruiken om op hun beurt het gesprek te voeren met hun team, de MR, de ouders en andere belanghebbenden.”

Analyse

Met de oplevering van de rapportages is het traject evenwel niet afgerond. De analyse moet nog volgen. Daartoe volgt binnenkort nog een facultatieve analysebijeenkomst begeleid door B&T-adviseurs. “Net als het formuleren van goede vragen is ook het analyseren een vak apart”, verklaart Martijn. Aziem is er in elk geval bij. “Niet in de laatste plaats omdat ik graag ook van de andere RVKO-scholen wil leren. Het is goed als we onze resultaten naast elkaar leggen. Zonder waardeoordeel, want elke school is anders en elk cijfer heeft een eigen verhaal.”

B&T

Over de keuze voor B&T hebben de RVKO’ers geen dag spijt gehad. “In het begin was de vraag: kiezen we voor een pakket of kiezen we voor begeleiding. We kozen voor dat laatste en dat is echt goed geweest”, benadrukt Martijn. “De adviseurs zijn goed bereikbaar, ze zijn behulpzaam als we tegen dingen aanlopen of vragen hebben en ze geven ons alle tijd en aandacht. Als wij een vraag stellen, vragen zij door als die niet helder is. Ze maken zichzelf er niet makkelijk vanaf.” “Ze luisteren goed naar onze behoefte”, vindt ook Aziem. “Ze zoeken altijd naar mogelijkheden.”

Beleid

De uiteindelijke verbinding met beleid – vooraf gesteld als hoofddoel – lijkt nu nog een kleine stap, maar is wel essentieel. Spannend? Nee, dat niet, lacht Martijn. Inspirerend en motiverend zeker, maar spannend is vooral of Feyenoord kampioen wordt.