Ondersteunende diensten doen ertoe
Ondersteunende diensten zorgen ervoor dat een organisatie kan doen ‘waartoe zij op aard is’. In het geval van een school of schoolbestuur: goed onderwijs verzorgen. Om dit mogelijk te maken, zijn allerlei ondersteunende diensten van belang. Denk maar aan de leermiddelen, de lesruimte, de betaling van de leerkracht, de inschrijving van de leerling, en ga zo maar door. Vaak voor lief genomen, veelal nauwelijks zichtbaar, en toch…het doet ertoe!
Maar hoewel het er dus toe doet, hebben ondersteunende diensten niet altijd een goed imago. Niet vanwege van de mensen die er werken of omdat de ze geen (meer)waarde hebben. Het komt vaak omdat ondersteunende diensten zich relatief autonoom, los van het lijnmanagement, hebben ontwikkeld. Met als risico dat er een ‘stammenstrijd’ ontstaat tussen ondersteunende diensten en lijnmanagement, waarbij:
- de lijn het nut en de noodzaak (en kosten) van ondersteunende diensten in twijfel trekt;
- de ondersteunende diensten in de verleiding komen zichzelf te ‘verdedigen’ of de lijn te ‘overtuigen’.
Dit is geen effectieve dynamiek, die de kwaliteit en ontwikkeling van het onderwijs danig in de weg kan staan. Het is bovendien ‘de omgekeerde wereld’.
De goede vraag stellen
Wat is de kern van het vraagstuk? Een onduidelijke contractering én/of weinig doordachte organisatie van ondersteunende diensten. De oplossing? Een proces waarin het lijnmanagement (bestuur en schoolleiding) eigenaar wordt van het vraagstuk. De lijnorganisatie moet het belang zien en de competentie ontwikkelen om de goede vraag te stellen aan ondersteunende diensten (functionele eisen formuleren). Als dit ‘wat’ helder is, kunnen de experts in ondersteunende diensten ruimte nemen op het ‘hoe’ hieraan invulling te geven. In dit samenspel moet de lijnorganisatie keuzes kunnen maken op inhoud, rolneming, organisatie en omvang van ondersteunende diensten. En ze moet hiervan de consequenties doorleven en verantwoordelijkheid nemen voor de effecten op inhoud, financiën en de eigen invloed.
Wilt u uw ondersteunende diensten optimaliseren?
Denkt u na over optimalisatie of een meer fundamenteel (her)ontwerp van uw ondersteunende diensten? B&T is u hierbij graag van dienst. Onze adviseurs onderscheiden zich door hun combinatie van kennis van het onderwijs en hun bedrijfskundige kennis en ervaring. Dit zorgt ervoor dat keuzes altijd ten dienste staan aan het primaire onderwijsproces.
In de analyse hebben wij aandacht voor de samenhang tussen structuur en cultuur en betrekken we alle relevante onderdelen. Zo brengen we alles in beeld en voorkomen we dat niet de beste oplossing wordt gekozen. We signaleren bijvoorbeeld ook ‘verborgen ondersteunende taken’ binnen de lijnorganisatie. Het herontwerp begint bij een inventarisatie van de taakbehoeften. Vervolgens kijken we naar gewenste rolneming, worden keuzes in uitvoering afgewogen op efficiëntie en effectiviteit en maken we keuzes in de organisatie en aansturing van diensten. De personele keuzes (in kwaliteit en kwantiteit) vormen idealiter het sluitstuk van het (her)ontwerpproces.
In het ontwerp van het proces besteden we aandacht aan de onderscheiden verantwoordelijkheden van bestuur, schoolleiding en betrokkenen vanuit ondersteunende diensten. Het moet immers duidelijk zijn wie vanuit wel rol participeert en hoe keuzes tot stand komen.
Wat kunnen wij voor u betekenen?
B&T heeft veel ervaring met de optimalisatie en (her)inrichting van ondersteunende diensten. Wij kunnen onder andere:
- de bestaande inrichting en werking van ondersteunende diensten fundamenteel doorlichten op contractering, organisatie, procesinrichting, waardering voor kwaliteit en werkplezier;
- een (kwalitatieve) quickscan uitvoeren naar ondersteunende diensten onder alle intern betrokkenen (eventueel in combinatie met een kwantitatieve benchmark);
- een advies geven over de (proces)optimalisatie van de werking van (enkele van) de ondersteunende diensten;
- betrokkenen begeleiden bij een fundamenteel (her)pontwerp van ondersteunende diensten binnen uw eigen organisatie, of in het kader van een samenwerking met partnerorganisaties;
- alle noodzakelijke wijzigingen uitwerken die hieruit voortvloeien (procesbeschrijvingen, functiebeschrijvingen, organogram, etc.).
Meer weten?
Heeft u vragen of wilt u eens van gedachten wisselen over een concreet vraagstuk? Neem dan gerust contact met ons op. Wij verkennen dan met u of en hoe wij u van dienst kunnen zijn.
Wilt u snel en solide inzicht in de kwaliteit en toekomstbestendigheid van uw ondersteunende diensten? Onze QuickScan overhead biedt uitkomst.
