Een sterk bestuursbureau: essentieel voor goed onderwijs

Ondersteunende diensten leveren een belangrijke bijdrage aan het geven van goed onderwijs. Hoe kun je het bestuursbureau zo inrichten dat je het primaire proces optimaal ondersteunt?

De laatste jaren wordt van het onderwijs, en zeker ook van leidinggevenden in het onderwijs, steeds meer verwacht. De sector ligt onder een maatschappelijk vergrootglas, de kwaliteit staat onder druk en financiering wordt onzekerder. Een eerste reactie is dan vaak de focus te leggen op het primaire proces: het geven van goed onderwijs en daar zoveel mogelijk, zo niet alle, middelen voor aanwenden.

Om tot goed onderwijs te komen, moet je echter ook aan een steeds complexer geheel aan wet- en regelgeving en eisen voor financiering voldoen. Goed ingerichte ondersteuning door een (centraal) bestuursbureau kan daarbij een groot verschil maken.

Ontwikkeling in ondersteuning

Ondersteunende diensten op bestuursniveau worden nogal eens geassocieerd met bureaucratie en hoge administratieve lasten. Die lasten moeten in veel organisaties tot een minimum worden beperkt. Immers, geld dat aan de ondersteunende diensten wordt besteed, is niet (direct) beschikbaar voor het primaire proces. Het is waardevol om in een samenspel tussen lijn- en staforganisatie uit te zoeken hoe de ondersteunende diensten, vanuit een gedegen visie, kunnen worden ingezet ten dienste van het primaire doel van de organisatie. Dat kan onder de streep een efficiëntere manier van omgaan met geld zijn dan simpelweg kosten verlagen.

Van bestuursbureaus wordt verwacht dat ze bijdragen aan de beheersing en ontwikkeling van een onderwijsorganisatie. Besturen en schoolleiders doen naast operationele en tactische ondersteuning vaak ook een beroep op het bestuursbureau voor strategische en beleidsmatige advisering. Deze ontwikkeling in ondersteuningsbehoefte vraagt om andere competenties en soms ook om een andere inrichting van het bestuursbureau.

Verdeling van verantwoordelijkheden

De adviseurs van B&T worden regelmatig bevraagd over de inrichting van het bestuursbureau. Vaak begint het vraagstuk met het helder maken van de verdeling van verantwoordelijkheden tussen bestuur en schoolleiders. Daarover schreven we het artikel ‘De schoolleider: verantwoordelijkheid op niveau’. Antwoorden op de vragen die we in dat artikel stellen, vormen de basis voor de inrichting van de gewenste ondersteuning aan bestuur en schoolleiders door het bestuursbureau. De vier bouwstenen voor de inrichting zijn:

• Behoeften aan ondersteunende diensten
• Typering van rolneming
• Organisatie-inrichting
• Personele capaciteit

Deze bouwstenen geven richting aan wat je moet organiseren en hoe rollen binnen het bestuursbureau worden gepositioneerd. In onze whitepaper ‘Overhead doelgerichter organiseren’ lees je welke taken je op afstand kunt organiseren en welke dichterbij het onderwijsproces. Daarin vertellen we ook wat dit vraagt van de betrokken medewerkers.

Meer weten?

B&T ondersteunt onderwijsorganisaties op twee manieren bij het inrichten van een goed functionerend bestuursbureau:

• Advies & inrichting: van analyse tot herontwerp van de topstructuur. Hoe zorg je voor een optimale samenwerking tussen lijn en staf?
• Werving & interim-oplossingen: dankzij ons sterke netwerk vinden we snel de juiste professionals voor het bestuurskantoor, zoals HR-adviseurs, managers bedrijfsvoering, strategisch adviseurs kwaliteitszorg of bestuurssecretarissen. Vast of interim.