Analyse en (her)ontwerp topstructuur

Hoe doe je dat eigenlijk?

Onderwijsorganisaties zijn continu in ontwikkeling. Regelmatig richt die ontwikkeling zich op aanpassing van de (top)structuur. In deze whitepaper maken we inzichtelijk wat een gedegen analyse van de inrichting, werking en impact van de bestaande structuur vraagt. Ook schetsen we een beeld uit welke onderdelen een gericht (her)ontwerp van de toekomstige structuur bestaat. En we doen suggesties hoe dit concreet aan te pakken.

Nadenken over de topstructuur is een gedeelde verantwoordelijkheid van de raad van toezicht (RvT), als werkgever van het college van bestuur (CvB), en datzelfde CvB, als werkgever van alle overige medewerkers. Deze whitepaper richt zich dan ook primair op deze twee organen binnen de onderwijsorganisatie. Maar de whitepaper is ook relevant voor alle andere betrokkenen die het thema van (her)ontwerp van de topstructuur intern willen agenderen en hieraan willen bijdragen.

Aanleidingen

In de whitepaper zetten we eerst uiteen wat aanleidingen kunnen zijn voor een analyse en (her)ontwerp van de topstructuur. Vaak is het (aanstaande) vertrek van een bestuur of bestuurslid reden om de bestaande topstructuur kritisch onder de loep te nemen. Andere aanleidingen kunnen zijn: een forse krimp van het aantal leerlingen – met effect op de financiële armslag van de organisatie –, het aangaan van een ingrijpende samenwerking of fusie, de wens om de organisatie op een andere manier te (be)sturen, en achterblijvende resultaten of prestaties.

Brillen

Vervolgens gaan we in op de centrale vraag: hoe pak je een traject tot analyse en (her)ontwerp van een topstructuur concreet aan? Onze visie daarop laat zich het beste vertalen in een aantal ‘brillen’:

1. Hoe kijken we (graag)? Voorbeeld: we stellen een aanpak voor waarin het (her)ontwerp toekomstbestendig en duurzaam wordt ingericht.
2. Waar kijken we (graag) naar? Voorbeeld: omdat deze elementen direct op elkaar ingrijpen, besteden we naast de topstructuur ook aandacht aan de besturingsfilosofie en de organisatiecultuur.
3. Waar gaat het niet over? Voorbeeld: beoordeling van het functioneren van individuele medewerkers.

Veranderdoel

De auteurs van de whitepaper werken de analysefase en (her)ontwerpfase vervolgens nader uit. De eerste is bedoeld om inzichtelijk te maken hoe de huidige topstructuur functioneert. Daarbij gaat het zowel om de inrichting, werking als impact van de topstructuur. Hierbij staat de vraag centraal: wat gebeurt er nu eigenlijk? De (her)ontwerpfase is gericht op een veranderdoel. Hierbij draait het om de vraag: hoe kunnen we dit of dat bereiken? Het gaat er in deze fase niet om een oordeel te vormen, maar om te achterhalen wat de beste manier is om een vraagstuk aan te pakken of een veranderdoel te realiseren.

Stappen en routes

Zowel de analyse- als de (her)ontwerpfase zijn in een aanpak te vatten die grofweg uit drie stappen bestaat. Deze worden uitgewerkt in het laatste hoofdstuk van de whitepaper. Daarin geven we ook drie routes waarlangs u een aanpak praktisch kunt vormgeven. De keuze voor een route is belangrijk, omdat het intern betrokkenen helder positioneert en helpt bij een eventuele gerichte inzet van externe ondersteuning. Ook geeft het duidelijkheid over verantwoordelijkheid voor – en zeggenschap over – het eindresultaat.

Meer weten?

Heeft u vragen? Neem dan contact op met een van onze adviseurs.