Een stevig traject voor teamleiders
Op Scholengroep Leonardo da Vinci in Leiden worden de sollicitatiegesprekken met nieuwe docenten vanaf 2024 door teamleiders gevoerd. Om goed beslagen ten ijs te komen, volgen twaalf teamleiders een maatwerktraject van B&T. En dat gaat over meer dan alleen sollicitaties: ‘We leren samen hoe je het goede gesprek voert.’
Door een interne herschikking van taken werd in het voorjaar van 2023 duidelijk dat het voeren van sollicitatiegesprekken met nieuwe docenten voortaan bij de teamleiders van de scholengroep zou komen te liggen. Voorheen was dat een taak van de rector en de conrector.
“We vonden dat leuk om te doen en wilden het graag oppakken”, vertelt Lars van Zanten, die vorig jaar werkte als teamleider op het Da Vinci College, locatie Kagerstraat. “Maar we wilden wel van tevoren met elkaar onderzoeken hoe een goed sollicitatiegesprek eruit zou moeten zien. Welke vragen moet je stellen? Waar moet je op letten tijdens het gesprek?”
Maatwerk
Na een oriënterende fase ging het Da Vinci College een maatwerktraject aan met B&T. Lars: “Dat we met B&T verder zijn gegaan, kwam vooral omdat adviseur Esther Uitman ons tijdens onze eerste ontmoeting de wedervraag stelde hoe de sollicitatiegesprekken zouden gaan passen in de gesprekkencyclus die de teamleiders ook met docenten voeren. Want een sollicitatiegesprek is eigenlijk de start van de gesprekkencyclus. Die opmerking van Esther bracht onze vraag naar een hoger niveau, waardoor het nu een veel steviger traject voor teamleiders is geworden.”
TMA
Het traject op het Da Vinci College bestaat uit vijf dagdelen en begon in het voorjaar van 2023. In december 2023 en januari 2024 volgen de laatste bijeenkomsten. De eerste bijeenkomst focuste op sollicitatiegesprekken, de tweede en derde bijeenkomst gingen over gesprekstechnieken en de gesprekkencyclus.
Voor de start deden alle teamleiders een Talenten Motivatie Analyse (TMA). Dat is een persoonlijkheidsmeting voor drijfveren, talenten en daarmee motivatie en ontwikkelbaarheid. Lars: “Als je als teamleider een gesprek voert, gaat het niet alleen over de ander, maar ook over jezelf. Bijvoorbeeld over welke aannames en blinde vlekken je hebt. Dat is goed om van jezelf te weten.” De TMA gebeurde geheel digitaal: “We vonden dat erg fijn, want daardoor was het makkelijk in onze agenda in te passen.”
Samen leren
Lars en zijn collega’s zijn enthousiast over het verloop van het traject tot nu toe: “Het is fijn om naar de bijeenkomsten te gaan met een groep collega’s die allemaal dezelfde rol hebben in de school. We leren samen hoe je het goede gesprek voert en welk gesprek je wanneer nodig hebt. En hoe je dat organiseert. Binnen ons bestuur kunnen scholen zelf bepalen hoe de gesprekken van de gesprekscyclus worden gevoerd, maar omdat de teamleiders dit traject samen volgen, ontstaan er toch weer vergelijkbare procedures. De oorspronkelijke vraag kwam van een van onze vestigingen, maar inmiddels nemen in totaal twaalf teamleiders van alle vestigingen deel.”
Flexibel
“We zijn blij dat we ervoor hebben gekozen om eerst het hele traject te doorlopen en daarna pas met de sollicitatiegesprekken van komend voorjaar te beginnen”, zegt Lars. “Dit traject draagt bij aan een zorgvuldige aanpak. Tegelijkertijd is de realiteit dat je voor sommige vacatures blij moet zijn als je überhaupt een kandidaat hebt. Maar ook daar hebben we het bij de trainingen over kunnen hebben. Er is dus ook ruimte voor praktische vragen.”
Sowieso is de inhoud van het traject flexibel, vertelt Lars: “De tweede bijeenkomst ging bijvoorbeeld over verschillende modellen voor de gesprekken in een gesprekscyclus. Dat vonden we best veel informatie, dus dat hebben we als feedback gegeven. De derde training is toen aangepast, zodat die beter aansloot bij onze wensen. We hebben er samen twee modellen uitgepakt die we wat diepgaander hebben bekeken.”
Andere kant
Inmiddels werkt Lars als adjunct-directeur van Da Vinci College Lammenschans in Leiden. Hij ziet nu van de andere kant wat er nodig is in een organisatie om teamleiders goed in positie te brengen. “Als leidinggeven aan een team en daarmee het voeren van het goede gesprek je primaire taak is, moet je daar als teamleider wel tijd en ruimte voor hebben in je agenda. En ik snap de frustratie als dat niet lukt, want ik heb zelf ook op die stoel gezeten. Wat begon als de vraag ‘hoe voeren we een goed sollicitatiegesprek’ gaat nu veel breder over hoe we op meerdere scholen het hrm-beleid vormgeven.”
Op zijn eigen school maakt Lars ook gebruik van de praatplaat over Strategisch HRM die B&T heeft gemaakt. “Die werd tijdens de training geïntroduceerd en toegelicht, om te laten zien op welke punten je als teamleider invloed kunt uitoefenen. Ik gebruik die nu om te illustreren waarom bepaalde dingen hier nog niet helemaal goed lopen. De praatplaat helpt me om te laten zien hoe alles met elkaar verbonden is, en welke knoppen je hebt om aan te draaien.”
AMO-model
Met het traject kunnen de teamleiders van het Leonardo da Vinci College zelf samenhang gaan aanbrengen in de gesprekken die de zij voeren met docenten, vertelt Esther Uitman. Zij begeleidt het traject op het Da Vinci College samen met collega-adviseur Loes Peterse: “Al pratende kwamen we er in de eerste gesprekken snel achter dat de vraag niet alleen ging over hoe mensen je organisatie binnenkomen, maar vooral over hoe je met docenten continu het échte gesprek voert over hun professionele ontwikkeling. Hoe stimuleer je die en hoe draagt die ontwikkeling bij aan de doelen van de schoolorganisatie?”
“We hebben dat helder weergegeven in een praatplaat, waarop het AMO-model voor Strategisch HRM is weergegeven. Dat gaat over Abilities, Motivation en Opportunities. We voegen daar bij B&T de R van Relaties aan toe. Uit die plaat blijkt goed dat het sollicitatiegesprek slechts een onderdeel is van het HRM-beleid. Vervolgens moet je vanuit leiderschap in de school gaan sturen op de bekwaamheden, de motivaties en de kansen van mensen. Met als uiteindelijk doel een omgeving te creëren waarin leerlingen zich optimaal kunnen ontplooien.”