Proportioneel handelen door de intern toezichthouder
En de vertaling naar uw optreden als leider
Hoe geven intern toezichthouders op een goede manier invulling aan het bewust, proportioneel en situationeel handelen in hun toezicht op de kwaliteit van het bestuurlijk optreden? En wat betekent dit voor de rol van leiders in onderwijsorganisaties? B&T’s governance-experts Joost Janssen en Jos van Elderen schreven er een uitgebreid artikel over.
De auteurs beginnen bij het belang van vertrouwen. Proportioneel toezicht vereist namelijk dat de toezichthouder zijn intensiteitsniveau van toezicht bewust kiest. En vertrouwen is hierbij het sleutelwoord. Het intensiteitsniveau wordt idealiter afgestemd op de combinatie van ‘het vertrouwen in de resultaten’ en ‘het vertrouwen in de bestuurder’.
Intensiteit van toezicht
Als de organisatie in zwaar weer komt en de toezichthouder (desondanks) groot vertrouwen heeft in de bestuurder, dan verdient de bestuurder steun en past een volgend of maximaal begeleidende vorm van toezicht. Als er echter meer vraagtekens bij het bestuurlijk vermogen worden geplaatst, neemt de intensiteit van toezicht toe naar normerend of zelfs sturend. Van dit laatste niveau kan ook sprake zijn bij existentiële vraagstukken van de organisatie (identiteit, fusie, opheffing, etc.). De verschillende intensiteitsniveaus van toezicht zijn weergegeven in onderstaande figuur.
Proportioneel interveniëren
Als de toezichthouder het intensiteitsniveau niet juist kiest, kan sprake zijn van onder- of overreageren. Bij onderreageren neemt de toezichthouder niet de nodige maatregelen die passen bij het oordeel dat het presteren van het bestuur op een of meer domeinen te wensen overlaat. De toezichthouder acteert dan niet conform zijn eigen verantwoordelijkheid (in overeenstemming met algemene beginselen van goed bestuur en vigerende codes goed bestuur en toezicht) en doet geen recht aan een transparante beoordeling van het bestuur. Overreactie zien wij in onze praktijk nogal eens ontstaan bij een kritisch inspectierapport. Dit kan onschuldig zijn, maar soms is er sprake van de volgende reflexen in het (disproportioneel) optreden van toezichthouders:
- Risico-regelreflex: bestrijden van het incident met meer regels en minder (professionele) ruimte, in plaats van beter zicht op de wijze van afwegingen binnen de professionele ruimte.
- Verantwoordingsreflex: (ongericht) vragen om vaker en meer details en inmenging in casuïstiek, zonder dat de kwaliteit van verantwoordingsinformatie verbeterd.
- Structuurreflex: ingrijpen in de governancestructuur of (opdracht tot) wijzingen in organisatievorm, terwijl onvoldoende zicht bestaat op knelpunten in de kwaliteit van interactie tussen professionals.
Hoe dan wel?
De vraag is vervolgens hoe de toezichthouder proportioneel handelen dan wel goed vormgeeft. Voorafgaand aan de inzet van iedere interventie is het goed om twee reflectievragen te stellen:
- Wat draagt de beoogde interventie bij aan meer zicht op de kwaliteit van het bestuurlijk handelen?
- Hoe borgt of stimuleert de beoogde interventie de kwaliteit van het bestuurlijk handelen?
Op ten minste een van beide vragen moet een duidelijk antwoord te formuleren zijn. Ontbreekt dit? Laat een interventie dan achterwege.
Interventieladder
De intensiteitsniveaus van toezicht zijn te koppelen aan het interventiearsenaal van de toezichthouder. Arsenaal? Is er meer dan vragen stellen? Ja, dit wordt zichtbaar in onderstaande interventieladder, waar de interventies dus oplopen in intensiteitsniveau van toezicht. De stippellijn markeert de overgang van interventies vanuit de toezichthoudende rol en de werkgeversrol.
De kunst van vragen stellen
De eerste treden op de interventieladder bestaan uit het stellen van vragen, variërend van feitelijke en procesvragen en toenemend in intensiteit/frequentie en detailniveau. De kunst van vragen stellen, is de goede vraag te stellen, en daar wordt in het artikel uitgebreid aandacht aan besteed. Zo vindt u een overzicht van de soorten vragen die gesteld kunnen worden, de soort informatie die ermee wordt ontsloten, de kennissoort en het gespreksniveau dat wordt aangeboord en het niveau waarop bijsturing mogelijk wordt. Ook gaat het over het onderscheid in de insteek van de vraag, die oploopt in ‘intensiteit’. Zo zijn er waarderende, onderzoekende, confronterende en actiegerichte vragen.
Verder lezen
Wilt u meer weten over proportioneel toezicht door de intern toezichthouder? Het volledige artikel van Joost Janssen en Jos van Elderen kunt u hier lezen. In het stuk vindt u ook reflectievragen voor leiders, waarmee zij de vertaling kunnen maken naar hun eigen rol in het totale samenspel binnen hun onderwijsorganisatie.
Ook interessant zijn twee artikelen die de auteurs onlangs hebben geschreven voor het tijdschrift Basisschoolmanagement (BSM, editie 7, jaargang 2021):
Janssen en Van Elderen zijn tevens de auteurs van het boek De zachte kant van governance, waarvan begin 2021 een geheel herziene uitgave verscheen. Dit boek kunt u hier gratis inzien en downloaden.