Tevredenheidsonderzoek op maat voor Stichting Voila

‘De verbinding met je strategisch beleid levert heel veel op’

Stichting Voila wilde het tevredenheidsonderzoek op haar 11 scholen op een innovatieve manier vormgeven. Met veel aandacht voor de ontwikkeling van de scholen en de realisatie van het strategisch beleid. Ook wilde Voila met het onderzoek een dialoog stimuleren over de kwaliteit van het onderwijs. Alle reden om samen met B&T een maatwerktraject te ontwikkelen.

Startpunt van dat traject was de vragenlijst. Deze is opnieuw en op maat ontworpen, samen met de bestuurder, twee schooldirecteuren en de stafmedewerker onderwijs en kwaliteit van Voila. “Dat hebben we gedaan op basis van de ambities en doelen uit het strategisch beleidsplan (SBP)”, zegt B&T-adviseur Anouk Hendriks. “Want Voila wilde graag zicht krijgen op de ontwikkeling van hun zes strategische thema’s. Daarnaast hebben we ook gewoon de Vensters-vragen afgenomen om de beleving van kwaliteit, waaronder sociale veiligheid, in beeld te brengen.”

Hoe staan we ervoor?

“We hebben binnen Voila veel tijd en aandacht besteed aan het formuleren van onze strategische koers”, zegt stafmedewerker onderwijs en kwaliteit Marianne Kuiper. “Daar hebben we allerlei stakeholders bij betrokken en het strategisch beleidsplan is ook de basis geweest voor alle schoolplannen. We vonden het nu echt tijd om te onderzoeken hoe we ervoor staan met die toekomstplannen. Wat hebben we al bereikt, waar moeten we nog aan werken? Verder wilden we graag een compactere vragenlijst, omdat ouders, maar ook leerkrachten, bij eerdere onderzoeken vaak klaagden over het grote aantal vragen. Ze zagen soms door de bomen het bos niet meer.”

Nulmeting

Omdat de vragenlijst helemaal op maat was gemaakt, kon Voila bij dit onderzoek geen gebruikmaken van de externe benchmark en de trendbenchmark. “Dat nadeel hebben we voor lief genomen”, zegt Kuiper. “We hebben op deze manier namelijk wel een heel mooie nulmeting. En het feit dat dit onderzoek ons zicht bood op onze strategische doelen was van grote toegevoegde waarde. Bovendien zaten de Vensters-vragen er ook nog in, dat is verplicht. En voor dat deel heb je nog wel de benchmarks. Dit heeft intern ook bijgedragen aan het gevoel dat we niet helemaal op nul begonnen.”

Frisse blik

Het opnieuw ontwerpen van de vragenlijst is een heel zorgvuldig proces geweest, waarbij de ambities uit het SBP zijn vertaald naar stellingen die terugkwamen in het onderzoek. Marianne Kuiper: “We hebben ons heel goed afgevraagd: wat willen we van dát strategisch thema eigenlijk precies weten? Dat hebben we zo specifiek mogelijk geformuleerd. De frisse blik van Anouk en haar collega Giel was daarbij heel waardevol. Een volgende keer willen we hier ook een ouder bij betrekken. Want nu kregen we achteraf van ouders te horen dat er soms teveel jargon in de vragen zat.”

Train-de-trainer

De vragenlijst is, zoals gebruikelijk, uitgezet onder vier doelgroepen: managementleden, medewerkers, ouders en leerlingen van groep 6, 7 en 8. Daarna was het tijd voor de zogeheten stakeholderanalyses: de (waarderende) gesprekken met medewerkers en ouders over de resultaten van de enquête. In een regulier tevredenheidsonderzoek voeren adviseurs van B&T deze gesprekken. Voila en B&T besloten ook dit onderdeel anders aan te pakken. Volgens het concept train-de-trainer is Marianne opgeleid om deze gesprekken zelf te voeren. Anouk Hendriks: “Deze aanpak scheelt de opdrachtgever niet alleen geld, het zorgt ook voor een duurzame ontwikkeling omdat je ze leert een deel van het onderzoek zelf uit te voeren.”

Cadeautje

Marianne vond het zowel een uitdaging als ‘een cadeautje’ om de stakeholderanalyses te begeleiden. “Ja, daar werd ik heel blij van. We hebben de analyses samen voorbereid. Daarna heeft Anouk het eerste gesprek gevoerd en heb ik meegekeken. Het tweede gesprek heb ik gedaan en dat is geobserveerd door een collega van Anouk; zij heeft me veel bruikbare tips gegeven. Vervolgens heb ik zelfstandig de gesprekken op de anders scholen gevoerd. Ik ben heel enthousiast over deze aanpak. Het biedt ruimte om echt de dingen op te halen die je wílt ophalen.”

Extra dimensie

“Het leuke van de stakeholderanalyses is dat je alle mensen die vragen hebben beantwoord aan tafel hebt. Je doet eigenlijk samen de duiding van de uitkomsten, dat geeft het een extra dimensie. De analyses hebben zoveel meerwaarde omdat je echt het gesprek met elkaar aangaat. Hoe staan we ervoor? Wat vind je van de kwaliteit van het onderwijs? Herken en erken je waar we mee bezig zijn? En samen bepaal je ook met welke actiepunten de school aan de slag gaat.”

Duiding resultaten

Na de vragenlijst en de stakeholderanalyses is het tijd voor de rapportage van het tevredenheidsonderzoek. Normaal gesproken een document dat B&T maakt in opdracht van het bestuur, nu een coproductie tussen Voila en B&T. Kuiper: “B&T noemt dat een begeleide bestuurlijke rapportage. Daarin werk je samen aan de beschrijving én de duiding van de resultaten. Dat was niet alleen heel leuk om te doen, het heeft ook een rijkere rapportage opgeleverd. Met niet alleen data, maar ook een eerste analyse daarvan.”

“Toen merkte ik ook wat het grote voordeel is als de stakeholderanalyses worden gedaan door iemand van je eigen organisatie. De uitkomsten van die gesprekken neem je namelijk mee in de rapportage. De duiding van die uitkomsten is voor een externe soms best lastig, terwijl dat voor mij veel makkelijker is.”

Concrete actiepunten

Terugkijkend is Marianne Kuiper heel blij dat Voila het tevredenheidsonderzoek op een andere, vernieuwende manier heeft aangepakt. “We hebben ons veel specifieker gericht op wat we eigenlijk wilden weten. Zeker ten aanzien van onze strategische doelen en thema’s. Verder was het heel waardevol om de stakeholders te betrekken bij de duiding van de data. En het heeft concrete actiepunten voor de scholen opgeleverd.”

“Een ander groot voordeel vind ik de veel grotere betrokkenheid bij het onderzoek, eigenlijk bij alle groepen. Vooraf was er best wat reserve, maar ik hoor nu alleen maar: wat een fijne manier was dit en wat heeft het veel opgeleverd. Wel was het organisatorisch soms best een puzzel. Om bij de stakeholderanalyses alle partijen aan tafel te krijgen, bijvoorbeeld.”

Waardevolle output

Toch is deze onderzoeksaanpak wat Marianne betreft zeker voor herhaling vatbaar. “Wel zou ik er een volgende keer meer ouders bij betrekken, onder meer om tot een nog duidelijker vraagstelling te komen.” Maar het geheel overziend heeft het onderzoek zeer waardevolle output opgeleverd, vindt ze. Output waar Voila ook al concreet mee aan de slag is gegaan. “We hebben de bestuurlijke data op de thema’s gedeeld in ons directieoverleg. En daar ook het gesprek over gevoerd: wat betekent dit voor ons? Ook hebben we de resultaten gebruikt in de tussenevaluatie van ons strategisch beleidsplan. En onze bestuurder neemt ze natuurlijk mee in haar gesprekken met de directies van de scholen.”

Tot slot: zou Marianne de door Voila gehanteerde onderzoeksopzet aanbevelen aan andere besturen? “Ja, absoluut. Ik weet dat best veel partijen het tevredenheidsonderzoek als een verplicht nummer zien, een hoop rompslomp. Maar als je het op deze manier aanpakt, kan het heel veel opleveren. Zeker als je de verbinding maakt met je strategisch beleid.”

Meer weten?

Hier vind je meer informatie over tevredenheidsonderzoek. Heb je vragen? Neem dan contact op met een van onze adviseurs.